太强大了!企业微信4.0新版本的「文档」功能,你有用起来吗?

2024-9-3 13:08| 发布者: 专喷义和团| 查看: 110| 评论: 0

企业微信有效帮助了众多企业实现降本增效,增收节支,企业微信【文档】就是其中的重要工具。用户可以用【文档】来完成个人创作,或者与同事共同编辑文件,提升协作效率。那么这次腾小辉给大家介绍下,企业微信的【文档】功能如何使用,如何利用这个能力让我们的工作更加便捷高效



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企业微信「文档」如何使用

企业微信的【文档】功能,电脑端直接在侧边栏点击进入,手机端在企业微信App底部

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进入【文档】功能后,点击“+”号,能新建文档、表格、PPT、收集表等,还有各种我们可以用到的模板,也可以导入电脑已有的本地文件。

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在【文档】中新建文件后,可快捷添加同事为文档成员一起编辑,每次修改都能实时同步给成员,无需重复传输。还可以在文档中@同事,分派工作;通过文档来发放通知,更加及时。

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可添加微信客户、上下游合作伙伴和其他联系人为文档成员,微信用户在微信上即可接收通知并参与,内外协作更高效。

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支持丰富的插入能力,可在文档内插入个人名片和群聊名片、聊天记录、日程、应用页面等,协作体验更顺畅。

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表格具备完备的计算能力,支持插入多种函数,计算速度全面优化,还支持幻灯片、收集表等格式,可满足汇报、收集等场景。
我们在【文档】中编辑时,可以转发给同事一起协作,也可以在聊天窗口点击【文档】图标,就能快速发送已创建的文件。

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聊天中支持自动识别文档链接,还可在工作签名、群公告中添加文档,可用于常见问题、项目信息同步等场景。

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安全性方面,在【文档】文件的右上角三道杠-权限管理,可设置文档成员的浏览和编辑权限。

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文档的管理端,还支持使用数据分析、日志查看、二级回收站等安全管控能力。
一个小技巧:将文档转发给同事,就能快捷赋权哦,相关人员打开文档就可以进行编辑了。
此外,企业微信的【文档】文件都存放在微盘,内容修改实时保存,任何时候访问文档都是最新版本,手机、电脑、平板都兼容。不另占电脑内存,不用担心突然关机,手滑忘保存等突发事件。
企业微信「文档」有何优势

· 省钱
无需购买办公软件,直接新建在线文档、在线表格、在线幻灯片和在线收集表,支持多种内容格式操作,云端实时保存,随时取用。
· 省时间
可通过会话与企业内同事共享文档,一起编辑,比传统文档、邮件往来更方便,提高工作效率。
· 管控轻松
企业微信【文档】的所有者,可以看到文件的浏览记录和使用数据,还可以按照企业组织架构来设置文档访问权限,企业内部统一协作管理。

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目前企业微信的在线文档和表格,最多支持400人同时编辑,最大程度地发挥文档的协同办公功能。
· 安全有保障
企业微信文档在没有进行分享的情况下,任何人都是不可见的,严格保证文档内容安全,并且文档还可以按照企业内外人员设置不同的权限,如企业中部分人可见,企业外部人员有临时访问有效期等,保证企业资料安全。

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如果是不想文档被修改,我们可以点击权限管理,设置文档权限仅浏览即可。
「文档」空间扩容

我们在【文档】中进入权限管理时,会看到“空间成员权限设置”,而这个“空间”就是企业微信【微盘】的空间,也就是说,文档的文件都储存在【微盘】里,可以在【微盘】里面找到。
空间容量方面,企业微信会提供20GB的免费容量供公司使用。这20GB的容量分为两部分,一部分是企业空间,也叫共享空间,这里的文件可以共享给公司所有员工;一部分是个人空间,也叫私人空间,员工可以存储一些对自己比较重要的资料

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当公司文件存储过多,容量不足时,可以付费扩容,我们腾辉网络帮您开通,价格是腾讯给的最低优惠价。但这里腾小辉也要告诉您,企业微信微盘的免费容量是有限的,因此使用时,公司需要对容量进行合理分配,并定时清理那些不必要的文件,避免占用容量。
以上就是企业微信4.0新版本的【文档】功能介绍了,“从⼀张记录的纸,到⼀个多⼈协作的空间。”企业微信的【文档】超越传统的⽂档场景,创造了新的效率可能。
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